1.        Jouw privacy is belangrijk . 1

2.        Jouw recht op privacy . 2

3.        Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken? . 4

4.        Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en voor welke doeleinden? . 6

5.        Over het delen en bewaren van jouw persoonsgegevens . 9

 

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we u uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

Het Economisch Huis Oostende is de promotor van het lokaal partnerschap regio Middenkust dat samen met andere partijen uitgebouwd wordt. Hiervoor is er een afzonderlijke privacy verklaring. Meer informatie lees je hier Privacyverklaring Lokaal Partnerschap Regio Middenkust.pdf

We raden u aan om dit document goed te lezen zodat u op de hoogte bent waarom en waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vindt u uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen. We leggen u ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer u:

·       onze diensten gebruikt

·       vragen stelt via onze website

·       ons bedrijf, beurzen en events bezoekt

We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website www.economischhuis.be .

Het is raadzaam om geregeld ons privacy beleid te raadplegen om zo op de hoogte te blijven van mogelijke wijzigingen.

Meer informatie over de privacywetgeving in België dan vindt u op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be .

Economisch Huis Oostende waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is in 8400 Oostende Gistelsesteenweg 1C 00.01 met ondernemersnummer 0893.525.002 is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer we in dit beleid verwijzen naar “Wij”, “Onze” verwijzen we duidelijk naar het Economisch Huis Oostende

Als je vragen hebt over uw privacy of over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kan u ons bereiken op het bovenstaand postadres of via e-mail op dpo@economischhuis.be

Economisch Huis Oostende heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Onze DPO kan u altijd op de bovenstaande coördinaten bereiken.

Voor het Economisch Huis Oostende is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit: Gegevensbeschermingautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - +32 2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be

De uitvoering van uw aanvraag om uw rechten gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij deze hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet gehaald worden dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

U zal daarbij ook het volgende vernemen: de doelstelling van de verwerking, de oorsprong van de gegevens, wie de gegevens ontvangt, hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

De kans bestaat dat de gegevens die wij van u verwerken niet (meer) correct zijn. Stelt u dit vast dan kan u altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

Als u denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan mag u ons vragen om de betrokken gegevens te wissen.

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door Economisch Huis Oostende geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

U kan ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer er een vermoeden is dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of als u niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

U wenst de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen? Geef ons een seintje en we doen het nodige.

Gaat u niet akkoord met ons standpunt dan kan u zich richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit waar  u ook een klacht kan neerleggen. De contactgegevens vindt u hierboven in punt 1.4.

U kan de uitvoering van uw rechten uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag via een brief op het adres Gistelsesteenweg 1C 00.01 8400 Oostende of per e-mail op het e-mailadres dpo@economischhuis.be .

Wees altijd zo specifiek mogelijk. Zo kunnen we uw aanvraag correct uitoefenen.

Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, willen we uw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met uw identiteit. Dit kan door een kopie van uw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even jouw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij u. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

·      fiscaal recht

·      handelsrecht 

·    de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

·      de GDPR bij de behandeling van een aanvraag voor de uitvoering van jouw rechten. 

Een opt-out register wordt bijgehouden om te voorkomen dat elektronische nieuwsbrieven worden verzonden nadat de toestemming is ingetrokken.

Het gebruik van onze diensten vereist administratieve, boekhoudkundige en operationele verwerking voor een correcte uitvoering van de overeenkomst. Dit geldt ook wanneer sprake is van een leveranciersrelatie of vrijwilligerswerk; in alle gevallen moeten gesloten contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel worden beheerd volgens de gemaakte afspraken. 

De persoonsgegevens die u invult in het contactformulier op onze website zijn noodzakelijk om uw vraag correct te kunnen beantwoorden. Zonder deze gegevens kunnen wij het verzoek niet behandelen of opvolgen. Wij gebruiken de verstrekte informatie uitsluitend voor het beantwoorden van uw specifieke vraag. 

Wanneer u gratis een rolstoel of kinderwagen ontleent bij Shoponthaal, verwerken wij uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het afgeven van uw e-ID. Op deze manier kunnen wij uw identiteit bevestigen en bewaren, zodat we u indien nodig kunnen contacteren, bijvoorbeeld als het ontleende goed niet tijdig wordt teruggebracht. Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt om de uitlening correct te registreren en een vlotte dienstverlening te garanderen. 

Wij verwerken de persoonsgegevens van ondernemers en eventueel hun medewerkers om onze engagementen na te komen, zoals het verstrekken van advies, het behandelen van aanvragen voor vergunningen en subsidies, en het efficiënt organiseren van onze events. Bovendien zorgt deze verwerking ervoor dat de werking van de handelsvereniging Belle Epoque optimaal kan worden gefaciliteerd. Op die manier garanderen wij een vlotte en professionele dienstverlening op maat van uw onderneming.

De missie van het Economisch Huis Oostende is “het brede economisch weefsel in Oostende doen bloeien met een maximale tewerkstelling”. In dit kader sturen wij digitale nieuwsbrieven naar de contactpersonen binnen de bedrijven in de regio van Oostende. Dit kan weliswaar op uw specifieke vraag of wij kunnen vermoeden dat u interesse heeft in onze diensten. Gezien wij tot doel hebben om alle firma’s te helpen verwerken wij uw persoonsgegevens voor de direct marketing onder het gerechtvaardigd belang. Wenst u toch onze communicaties niet te ontvangen dan kan u ons dit gewoon laten weten en zullen we u niet langer opnemen in onze communicaties. 

Wanneer uw persoonsgegevens aan ons zijn verstrekt als contactpersoon voor onze prospects, verwerken wij deze gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang om met u te communiceren en onze activiteiten uit te bouwen. 

De verwerking van camerabeelden vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze gebouwen en overige eigendommen te beschermen tegen onder meer inbraak en beschadiging. 

De verwerking van de noodzakelijke cookies is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om u een goed werkende website aan te bieden

Bij uw inschrijving op onze nieuwsbrief of uw registratie op ons communicatieplatform geeft u impliciete toestemming om onze informatie over onze diensten te ontvangen.

Tijdens onze jobbeurzen verzamelen we persoonsgegevens van werkzoekenden die wij met hun toestemming bewaren in onze bestanden zodat we hen later in contact kunnen brengen met mogelijke werkgevers. Wij vragen ook uw toestemming om jouw contactgegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) op te slaan in onze bestanden opdat wij jou automatisch informatie kunnen bezorgen over onze diensten/producten waarvoor je interesse toonde.

Wij verwerken uw persoonsgegevens met uw toestemming wanneer wij u begeleiden bij de overname van uw onderneming en wanneer wij u via ons community platform in contact kunnen brengen met andere Oostendse ondernemers. 

Indien u zich registreert voor een van onze evenementen, krijgt u de gelegenheid om toestemming te verlenen voor het delen van uw contactgegevens met andere deelnemers. Op deze manier willen wij de samenwerking tussen ondernemers in Oostende verder stimuleren. 

Met uw goedkeuring verzamelen en bewaren wij tijdens deze evenementen beeldmateriaal, dat – met uw toestemming – kan worden gedeeld via sociale media, brochures, beeldschermen en flyers. Op deze wijze bieden wij u en andere betrokkenen de mogelijkheid om inspirerende momenten binnen onze community te herbeleven. 

Wanneer u voor de eerste keer onze website bezoekt vragen wij via onze cookiebanner uw toestemming voor het plaatsen van onze statistische, marketing en sociale media cookies. Meer informatie over ons cookiebeleid vindt u hier. 

U kan uw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vindt u in puntje 2.8

We brengen werkzoekenden uit kansengroepen in contact met regionale werkgevers. Hiervoor worden stages georganiseerd en, vaak samen met de VDAB, jobbeurzen en -matchings met lokale bedrijven en uitzendkantoren gefaciliteerd. Daarnaast wordt loopbaanbegeleiding aangeboden via loopbaancheques en worden er samenwerkingen opgezet met diverse partners om werkzoekenden uit kansengroepen duurzaam te werk te stellen. Samen met vrijwilligers wordt begeleiding gegeven bij sollicitatievaardigheden. Jongeren en volwassenen met een diploma 1.2 krijgen ondersteuning bij het behalen van het theoretisch rijbewijs en kunnen oefenen op een rijsimulator ter voorbereiding op het praktisch rijexamen. Er vinden tevens doorverwijzingen plaats naar loopbaanbegeleidingscentra en worden VDAB-vouchers verstrekt.

Naast het verwerken van uw persoonsgegevens voor de bovengenoemde doeleinden, kunnen wij deze gegevens tevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang om audits uit te voeren of anderszins te verifiëren dat onze interne processen adequaat functioneren en conform de geldende wet- en regelgeving dan wel contractuele verplichtingen verlopen. Hiermee waarborgen wij de bescherming van onze eigendommen en bedrijfsactiviteiten tegen misbruik of onrechtmatige handelingen en zorgen we voor de naleving van onze beleidsregels. 

Tevens kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken teneinde te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen, of vanuit ons gerechtvaardigd belang om verzoeken van toezichthoudende instanties te beantwoorden. 

Daarnaast is het mogelijk dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van bedrijfsactiviteiten, zoals reorganisaties, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze onderneming op integere wijze te besturen.

Zakelijke relaties zijn onder andere onze klanten en leveranciers.

Economisch Huis Oostende verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee we zaken doen. Daarnaast begeleiden we de Oostende bedrijven die bvb op zoek zijn naar een locatie, informatie zoeken over regelgevingen en vergunningen, die extra informatie over subsidies wensen, enz… Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over onze diensten en om onze zakelijke relaties te onderhouden.

Om u te contacteren en te identificeren verwerken we uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, IP-adres, cookies, bankrekeningnummer.

Economisch Huis Oostende begeleidt werkzoekenden en studenten naar een passende job. Dit als partner van de VDAB en in samenwerking met andere organisaties zoals projectvereniging Perspectief, enz… Hiervoor verwerken we de naam, persoonlijke contactgegevens (bv. adres, telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd en geslacht, uw cv en informatie over uw opleiding en uw professionele en andere ervaringen. Van onze vrijwilligers verwerken we naam, persoonlijke contactgegevens (bv. adres, telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd en geslacht.

Dit punt is van toepassing op de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens wanneer je solliciteert voor een functie bij Economisch Huis Oostende .

Wij verwerken alleen relevante persoonsgegevens die nodig zijn om jouw sollicitatie te beoordelen en met je te communiceren: jouw naam, persoonlijke contactgegevens (bv. adres, telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd en geslacht, uw cv en informatie over uw opleiding en uw professionele en andere ervaring. Als het relevant is voor de vacature kunnen we ook de persoonsgegevens verwerken in het kader van persoonlijkheidstests en/of referenties.

Economisch Huis Oostende maakt op de website www.economischhuis.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoeft u bijvoorbeeld niet steeds opnieuw uw gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken en krijgen we inzicht in het bezoekersgedrag. Andere partijen kennen uw surfgedrag en hierdoor kunnen ze aan u gepersonaliseerde advertenties tonen.

Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar.

We gebruiken noodzakelijke, analytische, marketing en sociale media cookies. Met uitzondering van de eerste categorie cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van onze website, vragen we uw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe u hier mee kan omgaan vindt u terug in onze cookie policy.

We kunnen ook persoonsgegevens ontvangen via derde partijen, bijvoorbeeld via lokale en hogere overheden.

We kunnen camera’s gebruiken in en rond onze gebouwen. Als het om bewakingscamera’s gaat dan respecteren we de wettelijke regels. Je herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijke zichtbare sticker.

Beeldopnames worden maximaal 30 dagen bewaard. Hier gelden enkele uitzonderingen:

·       wanneer de beelden van belang zijn als bewijs bij een misdrijf of overlast 

·      om schade aan te tonen

·      of voor identicatie van een dader, een getuige of een slachtoffer

De verwerking gebeurt onder ons gerechtvaardigd belang om onze gebouwen en andere eigendommen te beschermen tegen bijvoorbeeld inbraak, beschadigingen, …

Wij delen uw gegevens alleen met personen die van ons de uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en als ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende onderaannemers die in onze opdracht de persoonsgegevens verwerken. Economisch Huis Oostende werkt enkel met de verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en organisatorisch vlak bieden.

Samen met de werkzoekenden stellen we hun CV samen die we met hun toestemming delen met potentiële werkgevers.

Uw gegevens kunnen overgedragen worden naar landen buiten de Europese Unie, meer bepaald wanneer wij werken met bijvoorbeeld Google, Meta en LinkedIn. In dergelijk geval zullen wij erop toezien dat de verwerking van de persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig de verplichtingen van de GDPR.

Wij delen uw gegevens verder alleen als we door een wet, overheidsbevel of een lokaal partnerschap hiertoe worden verplicht.

Indien wij onze activiteiten beëindigen of overdragen aan een andere partij is het mogelijk dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derden die onze onderneming geheel of gedeeltelijk zullen voortzetten. We zullen u in zo’n situatie informeren voor zover dat mogelijk is, maar dit is niet altijd technisch of commercieel uitvoerbaar.

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

Economisch Huis Oostende gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

De CV’s van de werkzoekenden bewaren we 10 jaar.

De persoonsgegevens van de prospecten, bewaren we maximaal tot 5 jaar na het laatste contact. 

De persoonsgegevens van onze klanten en leveranciers bewaren we tot 10 jaar na het laatste contact of de laatste factuur.

Van de sollicitanten bewaren we de persoonsgegevens bij een niet aanwerving tot 1 jaar na het afsluiten van de selectieprocedure.

Versie: 23 mei 2024

-----------------------------------------------------------